Das 5-Phasen-Modell, um IT-Anwender-Trainings erfolgreich durchzuführen

Ganz grundsätzlich besteht ein Lern- und Trainingsprozess für IT-basierte Veränderungen aus mehreren Phasen, die berücksichtigt und betreut werden sollten, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Hier habe ich bereits viele Projekte umgesetzt. Jedes davon ganz individuell und mit besonderen Anforderungen. Doch eines hatten alle Projekte gemeinsam: die Phasen, die dabei durchlaufen werden sollten, sind immer die gleichen. Deshalb habe ich ein 5-Phasen-Modell entwickelt, auf dem die Trainingskonzepte basieren, die ich im Rahmen von IT-Projekten entwickle und realisiere. Auch wenn die Methoden, Formate und Inhalte immer wieder neu definiert werden.

Phase 1: Die Vorbereitung wird  initiert von Change und Communcation

Diese Phase wird von Change und Communication initiiert und betreut. Die Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, sich dem Thema zu nähern, darauf vorzubereiten und daran zu gewöhnen. Es ist hilfreich, wenn die Informationen so zielgruppengerecht und präzise, wie möglich sind, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Das hilft, Gerüchte zu vermeiden. Wir müssen daran denken, dass die Menschen unterschiedlich schnell sind, sich auf Neues einzustellen. Es sollten in dieser Phase keine Erwartungen geweckt werden, die dann nicht eingehalten werden (können).

Phase 2: Die Auswirkungen erläutern

Die Mitarbeiter erhalten konkrete Informationen, welche Veränderungen es geben wird. Was fällt weg, was ändert sich und was ist neu. So können Sie sich darauf einstellen und diese Information mit den Kollegen und Vorgesetzten diskutieren. Es wird die Frage geklärt, wie sie selbst in ihrer Rolle betroffen sind. Idealerweise wird ein Top-Down-Ansatz verfolgt, so dass das Management die Mitarbeiter vorbereiten und betreuen kann, wenn konkrete und weitere Fragen entstehen.

Phase 3: Wissen vermitteln

Hierbei handelt es sich um das eigentliche Training, bei dem auf der Basis der Prozesse die Inhalte vermittelt werden, wie einzelne Aufgaben zukünftig zu erledigen sind. Die Auswahl der Methode wird von folgenden Rahmenbedingungen beeinflusst.

• Wie hoch ist der Grad der Veränderung für den Anwender (Teilnehmer)?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Wann stehen die Prozesse und Funktionen voll funktionsfähig zur Verfügung?
• Wie hoch ist die Anzahl der Anwender, die zu trainieren sind?
• Welcher Zeitraum, steht für Trainings zur Verfügung?
• Wie stabil sind die Inhalte nach dem Training?

Bei dem Ausgestalten der Trainings sollten die folgenden Schwerpunkte berücksichtigt werden:

1. Wissen, wo es steht, ist eines der Ziele, das wir – ungeachtet der Rolle oder der fachlichen Inhalte – immer in den Trainings vermitteln sollten. Der Teilnehmer sollte von Anfang an darauf trainiert werden, zunächst in die Dokumentation zu schauen. Wissen, wo man Nachschlagen kann, hilft dem Teilnehmer gelassener dem Go Live entgegen sehen zu können. Und es entlastet ihn, da er sich nicht jedes Detail merken muss.
2. Wir sollten darauf Wert legen, dass die Teilnehmer das Grundprinzip der IT, der Prozesse und der Strukturen verstehen. Weglassen und reduzieren von Details hilft, dass der Teilnehmer den Überblick erhält und nicht überfordert wird.
3. Um den Praxistransfer aus dem Trainingsraum in den Praxisalltag zu unterstützen, ist es wichtig, die Trainingsinhalte sowie die verwendeten Beispiele und Übungen am Alltag der Teilnehmer auszurichten. Relevanz für die eigene Arbeit ist eine wichtige Voraussetzung, um sich mit den Inhalten zu beschäftigen.
4. So nah am Go Live, wie nur möglich. Je näher die Trainings am Go Live-Termin liegen, desto besser ist das für die Teilnehmer. Ideal sind 3 bis maximal 6 Wochen, wobei den Teilnehmern dann optionale Wiederholungs-Sessions angeboten werden sollten, um das Erlernte kurz vor dem Go Live nochmals zu wiederholen und damit auch zu vertiefen. So kann diesen Teilnehmern auch noch neueste Erkenntnisse aus den vielen Wochen der Trainings vermittelt werden.

Phase 4: Wissen vertiefen

Wiederholen, wiederholen, wiederholen, damit sich Inhalte vertiefen. Wer unsicher ist, mehr Zeit benötigt oder eine kleine Auffrischung, kann üben, üben, üben. Hier hat es sich bewährt, dass die Teilnehmer reale Beispiele aus ihrem Alltag mitbringen.

Phase 5: Das Wissen anwenden

Hierbei stehen in den ersten Tagen und Wochen Floorwalker (Coaches am Arbeitsplatz) zur Verfügung, um mögliche Fragen und Probleme vor Ort zu klären oder an das Projektteam weiterzuleiten. Allein die Ankündigung, dass das Projektteam da ist und zur Verfügung steht, hat einen positiven Effekt: „Wir lassen Euch nicht im Stich, wenn es ernst wird.“ Erfahrungen aus anderen Projekten zeigen, dass es Tage bzw. Wochen dauern kann, bis erste ernstzunehmende Probleme auftauchen sowie alle Prozesse angestoßen und durchlaufen sind. Basierend auf dieser Tatsache, könnten sich auch die Trainings an diesen Prozessdurchlauf orientieren und sich nicht auf den technischen GoLive konzentrieren. Wir sprechen dann von einem fließenden Trainingsverlauf, der sowohl das Training, wie auch das Floorwalking berücksichtigt.