Hilfreiche Tipps zum Präsentieren von Software

Software-Präsentationen gehören zum Tagesgeschäft in der IT. Macht man hier vieles richtig, dann hinterlässt diese Vorführung einen positiven Eindruck. Die Teilnehmer konnten das Gezeigte nachvollziehen und haben den Überblick behalten. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Hinweise zusammen, die wir als Präsentierende beherzigen sollten.

Software wird zu unterschiedlichen Anlässen präsentiert. Ziel ist dabei, den Zuschauern zu zeigen, was sie mit der Software tun können und wie sie funktioniert. Einfach soll es aussehen, dabei jedoch anspruchsvolle Ergebnisse liefern, welche für Staunen und Begeisterung sorgen. Und genau darin liegt die Herausforderung. Es einfach aussehen zu lassen, sollte das Ziel des Präsentierenden sein. Dafür ist Vorbereitung erforderlich. Nichts sollte dem Zufall überlassen werden. Schließlich kann es an der ein oder anderen Stelle trotzdem ruckeln.

Oftmals ist das Ergebnis für die Zuschauer oder Teilnehmer nicht so befriedigend, wie es sein könnte. “Am Anfang konnte ich der Präsentation gut folgen. Zum Schluss war es mir dann aber zu viel.” “Den ganzen Tag in einem abgedunkelten Raum zu sitzen, finde ich nicht gut.” “Die Schrift war viel zu klein. Ich konnte nichts lesen.” Das sind einige Beispiele für gängige Feedbacks aus IT-Trainings und Präsentationen. Denn leider wird das Präsentieren von Software oftmals unterschätzt. “Ich schnapp’ mir einfach ein paar Kollegen und zeig’ denen, was geht.” Das ist ein Beispiel für gut gemeint ohne die Notwendigkeit zu erkennen, Zeit in die Vorbereitung zu investieren. Das sollte die Ausnahme bleiben. Stattdessen plädiere ich für mehr Vorbereitung, einem Drehbuch und üben, üben, üben.

Hier habe ich einige Tipps zusammengefasst, die das Präsentieren von Software für die Zuschauer zu einer positiven Erfahrung werden lässt.

Die Technik und Raumausstattung

Formulieren Sie Ihre Anforderungen rechtzeitig und präzise
Beamer und Leinwand gehören in jedem Meeting- und Seminarraum zur Standardausrüstung. Darauf kann man fast blind vertrauen. Doch irgendeinen Beamer zu nutzen, sollte Ihnen nicht ausreichen. Häufig befinden sich Uralt-Geräte in den Räumen, die den heutigen Ansprüchen nicht gerecht werden. Zumindest, wenn es sich um eine wichtige Präsentation handelt oder die Zuschauer einen halben Tag oder länger der Präsentation folgen sollen, wie es bei Trainings der Fall ist, sollten Sie Ihre Anforderungen an die Technik genau und präzise definieren.

Ab 2000 ANSI-Lumen ist der Einsatz des Beamers bei Tageslicht möglich. Auch eine passende Leinwand verbessert die Bildqualität für die Zuschauer. Das Abdunkeln der Räume sollte vermieden werden, da dies die Teilnehmer in Dämmerstimmung bringt. Testen Sie das Ergebnis von der letzten Reihe aus. Alternativ kann ein Fernsehgerät genutzt werden (Zoll-Anzahl angeben). Diese Lösung ist jedoch nur für einen kleinen Teilnehmerkreis geeignet, wenn diese nah zum Gerät sitzen. Auch die Auflösung ist wichtig. Bei Standard-Anwendungen ist das in der Regel kein Problem. Aber bei speziellen Software-Produkten, wie z. B. SAP, sollte sichergestellt sein, dass der Beamer für die optimale Bildschirmauflösung der Software geeignet ist. Sonst haben Sie schnell mehrere Scroll-Balken und die Zuschauer bekommen den Eindruck, dass die Bedienung der Software sehr schwierig ist.

Werden zwei Beamer und Leinwände genutzt, sollten beide gleichwertig von der Qualität und auch von der Sichtbarkeit sein. Wird Audio oder Video eingesetzt, dann verwenden Sie bitte je nach Raumgröße und Zuschauerzahl ein adäquates Ausgabegerät, das von jedem Platz in einer guten Klangqualität zu hören ist. Beleidigen Sie nicht die Ohren Ihrer Teilnehmer mit quietschenden Lauten. Das trifft auch auf den Präsentierenden zu. Ab einer Teilnehmerzahl von 30 ist ein Mikrofon für den Vortragenden ein Muss. Zuschauer, die dem Vortrag angestrengt folgen müssen, um etwas zu verstehen, sind schnell überfordert und verlieren die Lust und das Interesse. Um beide Hände für die Bedienung des PCs frei zu haben, sollte ein drahtloses Headset verfügbar sein. Das ist kein Luxus, sondern hilft, eine wichtige Präsentation durch gute technische Ausstattung zu optimieren.

Red‘ im Stehen, damit Dich alle Sehen!
Dem Vortragenden empfehle ich, im Stehen zu präsentieren und sich nicht hinter einem Bildschirm zu verstecken. Selbst nutze ich in Trainings gerne einen Stehpult. Im Stehen haben Sie auch eine kräftigere Stimme. Sie behalten den Blickkontakt zu den Teilnehmern, zeigen sich und können individuell reagieren. Einer Stimme, die sich hinter einem Bildschirm versteckt, mag der Zuschauer nicht so konsequent folgen. Und fragt sich instinktiv, was da versteckt werden soll. Ohne den Menschen und dessen Körpersprache kann man schließlich auch ein Webinar besuchen. Nutzen Sie die Vorteile der Präsenzveranstaltung und zeigen Sie sich.

Bedienung

Das erst Mal
Der Vortragende sollte sich immer wieder bewusstmachen, dass viele Zuschauer das, was präsentiert wird, zum ersten Mal sehen. Entsprechend benötigen sie Zeit, um es sich in Ruhe anzuschauen. Das kommt demjenigen, der präsentiert, sehr langsam vor. Aber, wir präsentieren schließlich für unsere Zuschauer.

Das Tempo macht die Musik
Vor jedem Klick, vor jeder Eingabe zählen Sie: „21, 22, 23“ und kreisen dabei mit der Maus langsam um den Bereich, der geklickt werden soll oder um das Feld, wo etwas eingegeben wird. So haben Ihre Zuschauer eine Chance, der Vorführung zu folgen. Sie haben ausreichend Zeit, um sich die Masken und Inhalte anzuschauen. Mit wenigen Worten beschreiben Sie, das Sie tun: „Ich wähle den Menüeintrag Analyse durchführen.“ Erscheint eine neue Maske, erläutern Sie dies: „Es wird die Maske Analyse starten angezeigt. Hier mache ich die Einstellungen für die Analyse. Ich wähle das Jahr 2018, um alle Daten des aktuellen Jahres zu berücksichtigen.“ Und wählen dann – kreisend um das Feld Jahr – 21 – 22 – 23 – das Jahr aus.

Reduziert und Nachvollziehbar
Reduzieren Sie die Bewegungen auf dem Bildschirm auf das notwendige Minimum. Wilden Mäusen, die kreuz und quer über den Bildschirm rasen, können die Zuschauer nur schwer folgen. Sie bringen Unruhe in eine Präsentation, die vor allem eines soll: Vertrauen schaffen, dass es sich um eine einfach zu bedienende Software handelt. Die Zuschauer sollen zu jedem Zeitpunkt das Gefühl haben, den Aktivitäten genauestens folgen zu können. Dazu gehört auch, keine Funktionstasten oder Tastenkombinationen zu nutzen. Denn die können die Zuschauer am Bildschirm nicht nachvollziehen.

Daten und Ablauf

Holen Sie den Alltag der Teilnehmer auf die Bühne
Mickey Mouse, Peter Pan oder Max Mustermann sind typische Namen, die während einer Präsentation genutzt werden. Wollen Sie ernst genommen werden? Dann sollten Sie Daten und Beispiele nutzen, die so nah, wie möglich an der Realität sind. Damit fällt Teilnehmern und Zuschauern auch der Transfer in den eigenen Praxisalltag viel leichter. Versuchen Sie, den Alltag Ihrer Zuschauer so nah wie möglich abzubilden. Das betrifft die Daten, die Sie verwenden genauso, wie die Abläufe und Beispiele. Nutzen Sie Fragen und Anlässe aus dem Alltag Ihrer Zielgruppe. So können Ihre Teilnehmer sich am Ehesten vorstellen, wann und wie die Software ihren Nutzen entfaltet.

Vortrag

Teilnehmer und Zuschauer nicht überfordern
Es ist gut gemeint, wenn auch die letzte Ecke einer Software beleuchtet wird. Wenn alle Buttons und Funktionen gezeigt und angepriesen werden. Da steckt auch Stolz dahinter, was die Software kann oder über welches Wissen man verfügt. Doch gut gemeint, ist nicht immer auch gut im Ergebnis. Insbesondere dann, wenn viel zu viel Informationen für die zur Verfügung stehende Zeit vermittelt wurde. Deshalb sollten Ziel, Inhalt und verfügbare Zeit immer auf einander abgestimmt sein. Im Zweifelsfalle ist weniger besser für das Ergebnis.

Haben Sie immer das Ziel im Fokus
Jede Präsentation sollte genau geplant sein: Welches Thema, auf welchem Weg in welcher Zeit. Welches Ziel soll erreicht werden? Welchen Eindruck und Gedanken sollen die Zuschauer mitnehmen? Wählen Sie für die Präsentation einen gut nachvollziehbaren Weg. Bauen Sie Ihr Beispiel von Anfang an auf. Und erläutern Sie vorher, welches Ziel Sie auf welchem Weg erreichen wollen. Nutzen Sie ggf. ein Flipchart oder ein anderes Medium, das Orientierung gibt und auf das die Teilnehmer immer wieder schauen können, um zu verstehen, wo genau Sie gerade sind. Am Ende des Beispiels fassen Sie die Präsentation zusammen. Rücken Sie den Nutzen und nicht die Funktionen in den Vordergrund. Ich habe gute Erfahrungen mit einem detaillierten Drehbuch gemacht, auf dem ich die einzelnen Schritte, die dafür zu verwendenden Daten aber auch die Highlights, die ich erwähnen möchte, notiere. Damit liefere ich auch anderen Kollegen, die Ähnliches umsetzen wollen, bereits eine gute Vorlage.

Überflüssiges vermeiden
Bitte: Nutzen Sie so wenig Wörter, wie möglich. Vermeiden Sie Worthülsen, die marketing-technisch immer auftauchen, aber keinen wirklichen Inhalt transportieren. Gemeint sind Begriffe, wie transparent, integrativ, modern. Nutzen Sie die normale Umgangssprache, die jeder Non-ITler versteht. Sprechen Sie in normaler Umgangssprache. Lassen sich Abkürzungen nicht vermeiden, dann erklären Sie diese vorher. Gehen Sie nicht von zu viel Vorwissen bei Ihren Teilnehmern aus.

Sie haben Zeit, auch wenn das gar nicht so ist
Reden Sie langsam. Dann hört man Ihnen viel lieber zu. Vermitteln Sie niemals das Gefühl, in Zeitnot zu sein, auch wenn sie es sind. Sie kommen mit der geplanten Zeit nicht aus? Wenn Sie nichts weglassen können, dann fragen Sie die Teilnehmer, ob es für sie okay ist, wenn Sie überziehen. Sie sollten niemals ohne vorheriges Fragen, die Pause für sich in Anspruch nehmen oder vom angekündigten Zeitplan abweichen.

Überrascht?
Wirken Sie nicht überrascht, wenn eine andere, als die erwartete Reaktion am Bildschirm zu sehen ist. Es ist ein Fehler aufgetreten? Dann versuchen sich nicht drei- oder viermal, diesen zu korrigieren. Gehen Sie darüber hinweg und kommentieren Sie diesen Fehler mit den Worten: „Sie glauben mir hoffentlich, dass hier normalerweise ….erscheint. Das ist jetzt der Vorführ-Effekt.“ Nur, wenn Sie wissen, warum der Fehler aufgetaucht ist und Sie die Korrektur nicht viel Zeit kostet, können Sie die erforderlichen Schritte wiederholen.

Keine Angst vor Wiederholungen
Nutzen Sie immer die gleichen Begriffe für die gleiche Sache. Ein Button ist ein Button. Ein Menü ist ein Menü. Eine Maske ist eine Maske, ein Fenster ein Fenster. Eine Funktion ist eine Funktion. Für die Zuschauer ist das weniger dramatisch, als Sie es vermuten. Mit einem gewissen Rhythmus in der Stimme, kann das sogar ganz angenehm werden für die Teilnehmer. Innerhalb von Trainings sind Wiederholungen sogar ein wichtiges Mittel, damit sich das Erlernte bei den Teilnehmern setzen und festigen kann. Es ist die Basis, um sich von hier aus, zu weiteren Themen fortzubewegen.

Bei der Vorbereitung gibt es niemals ein zu Viel
Eine flüssige Präsentation, die kinderleicht aussieht und bei der Sie nicht dauernd auf Ihr Skript schauen müssen, bedarf Vorbereitung. Nicht nur die Klicks sollten sitzen, sondern auch die Worte, mit der Sie diese kommentieren und unterstützen, sollten leicht und flüssig aus Ihnen fließen. Dafür wird es jedoch notwendig sein, dass Sie die Präsentation mehrfach durchspielen. Je öfter, desto besser. Und vergessen Sie nicht, den ein oder anderen Lacher mit einzubauen. Haben Sie Spaß an der Präsentation, dann werden Ihre Zuschauer den auch haben.

Werden die Tipps beherzigt, dann sollten Software-Präsentation zukünftig für mehr Begeisterung sorgen. In meinen Augen, ein wichtiger Beitrag, um das Thema Digitalisierung weiter nach vorne zu treiben.

Diesen Blog-Beitrag habe ich als SkillPill-Therapie für Sie aufbereitet, inklusive einer Word-Vorlage für das detaillierte Drehbuch. Erhalten Sie an 12 aufeinanderfolgenden Tagen einen Tipp per E-Mail und damit die Möglichkeit, das hier Gelesene in homöopathischer Dosis aufzunehmen. Melden Sie sich hier für die SkillPill-Therapie an: (Link).

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